Po wprowadzeniu zasad RODO pojawiło się wiele niejasności. Zarówno pracodawcy, jak i kierownicy nie wiedzieli co można, a czego się nie powinno. Zasady te pomagają ludziom w ochronie swoich danych, jednak utrudniają trochę prace właśnie takich osób. Dlatego opiszę teraz jak powinna wyglądać szafka „RODO”, którą w każdy musi się zaopatrzyć.
Metalowe szafy RODO
Są to szumnie nazwane szafki, w których od czasu wprowadzenia zasad RODO musimy trzymać wszystkie dokumenty. Mogą wyglądać różnie – może być to szafa metalowa na dokumenty lub nawet zwykła, drewniana szafka. Jedyne, co jest wymagane to to, że będzie ona zamykana na klucz. Od wprowadzenia tych zasad wszystkie dokumenty muszą być trzymane „za zamkniętymi drzwiami”. Dostęp do nich może mieć tylko właściciel i personel do tego upoważniony, jak na przykład kierownik lub koordynator. Jak już wspominałem może być to dowolna szafka, jednak najlepiej zaopatrzyć się w metalową szafę której normalnymi sposobami nie dałoby się sforsować. Jest to oczywiście kosz, szczególnie dla biznesów większych lub mniejszych, lecz niestety nie mamy wpływu na zmiany wprowadzane odgórnie. Najlepiej też zaopatrzyć się w szafę tak dużą, jak tylko jest to możliwe – będziemy w niej musieli trzymać całą dokumentację firmową, a może ona zająć dość dużo miejsca.
Czy będzie to typowa szafa na dokumenty, czy zwykła zamykana szafka – musimy przystosować nasz biznes do wprowadzonych zmian. Powinniśmy też przeszkolić swoich kierowników z zasad, które zostały wprowadzone, by przez przypadek nie rozpowszechniali oni zastrzeżonych danych. Najważniejsze jest to, byśmy – jako właściciele – wiedzieli najlepiej, jakich zasad powinni trzymać się nasi pracownicy i pilnować, by były one pilnie przez nich przestrzegane.